外貿(mào)人必收！郵件就該這樣寫

2024-06-07|82次閱讀|開發(fā)技巧

很多外貿(mào)新人在后臺反饋說，不知道外貿(mào)郵件該怎么寫，網(wǎng)上的郵件模板有些又使用頻率過高，或者不太適合自己的業(yè)務(wù)環(huán)境。本文旨在為外貿(mào)新人提供一些商務(wù)英語郵件中各部分的必備表達(dá)方式，希望能有所幫助。
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即便是新人，應(yīng)該也看過一些郵件。所有的營銷郵件，無論是開發(fā)信，還是詢盤回復(fù)，都要遵循三個原則：簡潔明了、條理清晰、主旨明確。明確這三個原則后，我們再來看一下各部分應(yīng)該怎么寫。

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Salutation——稱呼
"Hi" 和 "Dear" 是較常用的兩個稱呼。使用 "Dear" 作為郵件的開頭是沒問題的，但一定要在 "Dear" 后面加上對方的名字。如果你和客戶是第一次聯(lián)系，建議使用 “Hi+客戶名字” 會更好一些。
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如果不知道接收郵件客戶的名字，可以使用 “Greetings” 或 “Hi there”。但注意不要使用 “Dear Sir” 和 “Dear Madam”，這種稱呼過于老套且顯得不夠正式，容易讓人覺得是群發(fā)郵件。
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Starting——開篇
開篇可以簡單地敘一下舊，比如感謝客戶曾與你見面、拜訪過公司、聊天等，在開篇中可以加上曾談?wù)撨^的話題，這樣做是為了勾起客戶的記憶。如果沒有明顯的記憶點，可以感謝對方的來信。
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常見的表達(dá)方式有：
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1. I do appreciate your patience in waiting for a response.
2. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday.
3. Thank you for your (kind) letter of January 15th.
4. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month.
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敘完舊，就可以直接進(jìn)入正題了。正文內(nèi)容要簡明扼要，避免啰嗦，以免影響客戶的閱讀體驗。
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State the Main Point——點名主旨
這一部分主要說明本次郵件的目的，比如請求客戶幫忙、提供報價、回復(fù)客戶問題等。常用的表達(dá)方式有：
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1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../ to enquire about...
2. I am contacting you for the following reason...
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表達(dá)完主旨后，記得要加上 call to action，告訴客戶下一步要做什么。常用的句子有：
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1. We would appreciate it if you would …
2. Please let me know what action you propose to take.
3. We are quite willing to ...
4. We are pleased to announce that .../ to inform you that .../ to learn that ...
5. After careful consideration we have decided (not) to ...
6. Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
7. I am writing to express my dissatisfaction with ...
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Closing——結(jié)束語
最后一段郵件通常是用來寒暄的，可以寫上對客戶的期待，如期待回復(fù)或意見反饋。常見的表達(dá)方式有：
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1. We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.
2. If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.
3. Looking forward to your reply.
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Ending——問候
最后我們通常會加上問候，常用的表達(dá)方式有：
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- Thank you
- Best wishes
- Warm regards
- All the best
- Best of luck
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在問候之后，可以加上自己的英文名，有些人還會留下電話或社交媒體信息。為了美觀，最好通過郵件簽名工具美化后再添加。相關(guān)工具小助理之前已在《寫專業(yè)外貿(mào)開發(fā)信，怎么能少這5款工具》一文中分享過。

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